TEL - Guide d'utilisation vvx310 et vvx410

Appel sortant p.4
Appel entrant et en cours d'appel p.4
Reprendre un appel p.5
Appel du dernier numéro composé p.5
Transfert d'appel p.6
Conférence (maximum 3 personnes incluant vous-même) p.7
Liste des contacts, appels récents et favoris p.7
Configurations p.9

• Guide rapide pour le téléphone VVX410 de Polycom
• Guide rapide pour le téléphone VVX310 de Polycom

Schéma du VVX 310

  Touches de lignes et écran des lignes

L'administrateur système a configuré le téléphone avec une seule ligne permettant de recevoir ou d'effectuer deux appels simultanés. Cependant, ce modèle de téléphone peut comporter d'une à six lignes permettant de recevoir au maximum six appels simultanés pour une ligne simple ou 24 appels pour six lignes.
L'écran des lignes est l'écran d'affichage par défaut. Il affiche l'heure et le jour ainsi que les lignes téléphoniques, les favoris et les touches contextuelles. Les lignes téléphoniques sont celles configurées par l'administrateur du système. Les favoris sont des contacts que vous avez enregistrés dans la liste des contacts. Par défaut, les premiers contacts enregistrés deviennent des favoris et occupent les lignes libres.
Exemple de l'écran des appels

Touches contextuelles

Les touches contextuelles s'adaptent selon l'activité en cours et sont sélectionnées à partir de l'un des quatre boutons situés sous l'écran. Il suffit d'appuyer le bouton correspondant. La majorité des fonctions peuvent être exécutées à partir des touches contextuelles. Par défaut, les touches contextuelles de l'écran des lignes sont :

• Nv Appel : permet d'effectuer un nouvel appel.
• Répertoires (Répert.): affiche la liste des contacts, les appels récents (émis, manqués et reçus) ainsi que les favoris. Pour plus de détails, consulter la section attitrée.
• Renvoi : transfère automatiquement vos appels à un autre poste. Appuyer sur la touche contextuelle

« Renvoi » et configurer le type de renvoi désiré.

• • Toujours : renvoie tous les appels entrants vers le numéro de téléphone configuré (sans sonnerie).
  • Pas de réponse : renvoie si l'utilisateur ne répond pas après le nombre de sonneries configurées (avec sonnerie).
  • Occupé : renvoie si l'utilisateur est déjà en ligne et que le renvoi ainsi que l'option « Ne pas déranger » ont été configurés (avec sonnerie). L'appelant entendra le message d'accueil

« Occupé » (s'il a été configuré) et sera automatiquement redirigé vers la boîte vocale de la personne.

• Ne pas déranger (NPD) : La fonction « NPD » permet de rediriger automatiquement les appels entrants vers la boîte vocale (message d'accueil « Occupé »), sans affichage de ces appels sur l'écran ni sonnerie. Appuyer sur la touche contextuelle « NPD » pour activer ou désactiver cette fonction. Lorsque cette fonction est activée, un indicateur apparaît à l'écran.
  • Si le téléphone possède plus d'une ligne avec sonnerie (ex : une ligne principale et une ligne de support), cette fonction agira uniquement sur le poste principal.
  • Pour les utilisateurs qui possèdent deux téléphones avec le même numéro, l'activation ou la désactivation de la fonction « NPD » agira uniquement sur le poste sur lequel il a été activé ou désactivé.

Touche « Accueil » et écran d'accueil

La touche « Accueil » permet d'accéder à l'écran d'accueil. Si vous vous trouvez à l'écran d'accueil, cette touche vous mène à l'écran des lignes. L'écran d'accueil permet d'accéder aux différentes fonctions de configurations du téléphone. Il faut utiliser les touches directionnelles du téléphone pour naviguer entre les différentes options et la touche centrale pour sélectionner l'élément. Il peut s'avérer nécessaire d'utiliser également les touches contextuelles.

Touches directionnelles (quatre directions avec touche centrale de sélection)

Utiliser les touches directionnelles pour naviguer dans les menus. Appuyer sur la touche centrale pour sélectionner une option.

Touche « Transfert »

Cette touche permet de transférer un appel. Il est également possible d'utiliser la touche contextuelle
« Transférer ». Il est conseillé de transférer un appel que vous avez reçu en l'annonçant à l'interlocuteur. Cependant, il est possible d'effectuer un transfert sans parler à la personne à laquelle vous allez transférer l'appel. Pour plus de détails, consulter la section « Transfert d'appel ».

Touche « Messages »

Cette touche permet d'accéder à la messagerie vocale. L'indicateur de messagerie clignotera en rouge pour signaler la présence de nouveaux messages dans la boîte vocale et un avertissement sera affiché dans le coin supérieur droit de l'écran. Pour l'aide sur la messagerie vocale, veuillez consulter la page Messagerie vocale [ Asterisk.|http://www.uquebec.ca/drmi/docs/fonct_messagerie_asterisk.pdf]

Touche « Mise en attente »

Appuyer sur la touche « Mise en attente » pour mettre en attente ou reprendre l'appel en surbrillance. Il est également possible d'utiliser la touche contextuelle « Attente ».

Casque

Activer d'abord votre casque d'écoute puis appuyer sur la touche « Casque » pour activer ou désactiver le casque pour l'appel actif. L'indicateur lumineux devient vert lorsqu'il est actif. Lorsque l'appel est terminé, ne pas oublier de raccrocher le casque d'écoute ainsi que de désactiver la touche « Casque ».

Mains libres

Appuyer sur la touche « Haut-parleur » pour activer ou désactiver un appel « mains libres ». L'indicateur lumineux devient vert lorsqu'il est actif.

Silencieux

Appuyer sur la touche « Silencieux » pour désactiver ou réactiver le microphone. L'indicateur lumineux devient rouge lorsqu'il est actif.

Touches « Volume »

Lorsque le téléphone est en mode veille, ces touches permettent de modifier le volume de la sonnerie alors qu'en cours d'appel, elles modifient le volume du haut-parleur.

Écran des appels

Cet écran indique l'état des appels lorsque plus d'un appel est en cours. L'utilisation des touches directionnelles permet de mettre en surbrillance un appel et de le gérer au moyen des touches contextuelles. La couleur d'affichage de chaque appel indique son état :

APPEL SORTANT

Nouvel appel

• • Pour un appel avec combiné, décrocher celui-ci, puis composer le numéro.
  • Pour un appel en mains libres, appuyer sur la touche « Haut-parleur » puis composer le numéro. L'indicateur lumineux devient vert lorsqu'il est actif.
  • Pour un appel au moyen d'un casque d'écoute, activer d'abord votre casque d'écoute puis appuyer sur la touche « Casque » . À la tonalité, composer le numéro de téléphone. Lorsque l'appel est terminé, ne pas oublier de raccrocher le casque d'écoute ainsi que de désactiver la touche « Casque ».

Effectuer un deuxième appel (au moins un appel actif ou en attente)

1. 1. Si le premier appel est actif, appuyer d'abord sur la touche « Mise en attente » pour le mettre en attente.
   2. Composer le second numéro et appuyer sur la touche contextuelle « Appel ».

• • Pour mettre fin à un appel, appuyer sur la touche « FinAppel » ou raccrocher.
  • Pour reprendre un appel, naviguer à l'aide des touches directionnelles pour placer l'appel en surbrillance et appuyer sur la touche contextuelle « Reprendre ».

APPEL ENTRANT ET EN COURS D'APPEL

Répondre

• • Pour répondre avec le combiné, décrocher celui-ci.
  • Pour répondre en mode « mains libres », appuyer sur la touche contextuelle « Répondre » ou la touche

« Haut-parleur » .

• • Pour répondre au moyen d'un casque, activer d'abord votre casque d'écoute puis appuyer sur la touche

« Casque » . Lorsque l'appel est terminé, ne pas oublier de raccrocher le casque d'écoute ainsi que de désactiver la touche « Casque ».

Utiliser les touches contextuelles

• • Répondre : répondre à un appel en mode « mains libres ».
  • Rejeter : l'appel entrant disparaît de l'écran d'appel et l'appelant est automatiquement redirigé vers la messagerie vocale.
  • Renvoyer : renvoie l'appel vers le poste que l'utilisateur configurera. Si l'utilisateur du renvoi ne répond pas, l'appelant pourra laisser un message sur la boîte vocale de l'utilisateur de départ. (ex : 4230 renvoi vers le 4469. Celui-ci ne répond pas, l'appelant pourra laisser un message sur la boîte vocale du 4230).
  • Plus : affiche des options supplémentaires ou retourne au menu de la fonction actuelle.
  • Nouvelappel : rejeter l'appel et faire un nouvel appel. La sonnerie de l'appel entrant est coupée et l'appel disparaît de l'écran d'appel. L'appelant entend la sonnerie et pourra laisser un message sur la boîte vocale.
  • Ignorer : la sonnerie de l'appel entrant est coupée; l'appel reste affiché sur l'écran d'appel et l'utilisateur peut toujours répondre à l'appel à l'aide des touches directionnelles et contextuelles. L'appelant entend toujours la sonnerie et peut laisser un message si l'utilisateur ne reprend pas l'appel.

Répondre à un deuxième appel

1. 1. En cours d'appel, le deuxième appel est affiché à l'écran et une brève sonnerie indique un second appel.
   2. Appuyer sur la touche contextuelle « Répondre ». Le premier appel est mis en attente automatiquement.

REPRENDRE UN APPEL

Reprendre un appel lorsque le combiné n'a pas été déposé sur son socle

1. • Naviguer à l'aide des touches directionnelles pour placer l'appel en surbrillance.
   • Appuyer sur la touche contextuelle « Reprendre ».

Reprendre un appel lorsqu'il n'y a qu'un seul appel en attente et que le combiné a été déposé sur son socle (ne pas décrocher le combiné)

• • 1. Appuyer sur la touche contextuelle « Reprendre » tout en décrochant le combiné.

APPEL DU DERNIER NUMÉRO COMPOSÉ

Permet de recomposer le dernier numéro composé rapidement.

• Décrocher le combiné. Si le combiné n'est pas décroché, l'appel sera effectué en mode mains libres.
• Appuyer deux fois sur la touche directionnelle droite.

Attention, si le numéro provient de l'externe, il faut modifier le numéro pour ajouter le préfixe « 9 » sinon il ne pourra être composé.

• Afficher le numéro.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Informations ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Modifier ».
• À l'aide de la touche directionnelle gauche, déplacer le curseur au début du numéro.
• Appuyer sur la touche « 9 ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Appel ».

Note : Il est possible de consulter la liste des appels à partir des touches directionnelles et de sélectionner une fiche pour établir la communication :

• Droite : affiche les « Appels faits ».
• Bas : affiche les « Appels manqués ».
• Gauche : affiche les « Appels reçus ».
  • Sélectionner une fiche d'appel et décrocher le combiné afin d'établir une communication avec la personne en question.

TRANSFERT D'APPEL

Il est conseillé de transférer un appel que vous avez reçu en l'annonçant à l'interlocuteur. Cependant, il est aussi possible d'effectuer un transfert sans parler à la personne à laquelle vous transférer l'appel.

Transférer un appel (annoncé)

• Demander à votre interlocuteur de patienter.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Transférer » ou la touche « Transfert » . L'appelant est automatiquement mis en attente.
• Composer le numéro de la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel.
  • Pour une sorte de transfert sans consultation, appuyer de nouveau sur la touche « Transfert » . La sonnerie se fait aussitôt entendre.
  • Pour annoncer à la personne que vous lui transférez un appel.
    • Appuyer de nouveau sur la touche contextuelle « Transférer » ou la touche « Transfert » . Les interlocuteurs sont automatiquement en ligne.
    • Si la personne contactée n'accepte pas l'appel, appuyer sur la touche contextuelle « Annuler » pour parler de nouveau avec l'appelant.
    • Pour confirmer aux deux interlocuteurs qu'ils sont en communication, appuyer sur la touche contextuelle « Plus » puis « Conf. ». Confirmer aux interlocuteurs qu'ils sont en communication.
• Raccrocher.

Transférer un appel vers la boîte vocale

• Demander à votre interlocuteur de patienter.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Transférer » ou la touche « Transfert » . L'appelant est automatiquement mis en attente.
• Composer * suivi du numéro de la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel (ex :*4289). L'appelant entendra aussitôt le message vocal du destinataire.
• Raccrocher.

Transférer un appel (sans l'annoncer à la personne à laquelle vous effectuer le transfert)

Le transfert sans annonce permet de transférer un appel de sorte que la personne où l'appel est dirigé voit l'appel comme provenant de l'appelant initial.

• Demander à votre interlocuteur de patienter.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Transférer ». L'appelant est automatiquement mis en attente.
• Appuyer la touche contextuelle « Sans annonce ».
• Composer le numéro de la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel. Le téléphone de la personne à laquelle vous transférez l'appel sonne et peut ainsi répondre.
• Raccrocher.

CONFÉRENCE (maximum de 3 personnes incluant vous-même)

Établir une communication entre vous-même et/ou d'autres personnes. IMPORTANT : il est recommandé de ne pas mettre de ligne en attente pendant une conférence téléphonique.

• Composer le premier numéro et demander à votre interlocuteur de patienter.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Plus ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Conf. ». Le premier correspondant sera mis en attente.
• Composer le numéro de la deuxième personne.
• Une fois que la deuxième personne a répondu, appuyer sur la touche contextuelle « Plus » puis « Conf. ».
• Les participants sont réunis dans une conférence à trois lignes. L'écran téléphonique indiquera

« Actif Conférence ».

• Si l'initiateur de la conférence raccroche ou met fin à l'appel, il quitte la conférence sans mettre fin à la conversation entre les participants.

Pour lancer une conférence téléphonique déjà en ligne (appels actifs ou mis en attente), appuyer sur la touche contextuelle « Plus », puis « Réunir ».

Pour séparer une conférence à trois lignes

• Appuyer sur la touche contextuelle « Fractionner ».
• Les correspondants sont mis en attente et ne sont pas en mesure de communiquer entre eux.
• Pour reprendre un appel, naviguer pour sélectionner l'appel désiré et appuyer sur la touche contextuelle

« Reprendre » pour parler avec l'interlocuteur. L'appel sélectionné redevient actif.

LISTE DES CONTACTS, APPELS RÉCENTS ET FAVORIS

Liste des contacts

Permet d'accéder à la liste des contacts pour afficher et composer le numéro d'un contact ou encore ajouter, modifier et supprimer un contact. Lorsqu'une ligne est libre, tout nouveau contact est automatiquement enregistré dans les favoris et associé à une des lignes libres. Ainsi, les favoris sont des contacts auxquels un numéro a été attribué dans le champ « Index des favoris ».

Saisie des données

Utiliser les touches du clavier numérique pour saisir des renseignements (appuyer sur une touche à plusieurs reprises pour passer d'un caractère à un autre.) Pour entrer d'autres caractères, appuyer « Encodage » à partir de la touche contextuelle. Pour l'effacement arrière, appuyer sur la touche contextuelle représentée par les doubles flèches .

Ajouter un contact

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour afficher la « Liste des contacts ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Ajouter ».
• Entrer les coordonnées du contact (numéro de téléphone externe, ne pas oublier le « 9 »). Pour afficher le contact dans vos favoris, entrer un numéro d'index de favori.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Enregistrer ».
• Appuyer deux fois sur la touche « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.

Ajouter un contact à partir de la liste des appels

• Sélectionner, à partir de la liste des appels récents, la fiche d'appel désirée.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Informations ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Enregistrer ».
• Modifier les coordonnées du contact (numéro de téléphone externe, ne pas oublier le « 9 »). Pour afficher

le contact dans vos favoris, entrer un numéro d'index de favori.

• Appuyer de nouveau sur la touche contextuelle « Enregistrer ».
• Appuyer deux fois sur la touche « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.

Modifier un contact

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour afficher la « Liste des contacts ».
• Sélectionner le contact.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Informations ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Modifier ».
• Modifier les coordonnées (numéro de téléphone externe, ne pas oublier le « 9 »). Pour afficher le contact dans vos favoris, entrer un numéro d'index de favori.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Enregistrer ».
• Appuyer deux fois sur la touche « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.

Supprimer un contact

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour afficher la « Liste des contacts ».
• Sélectionner le contact.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Informations ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Supprimer »
• Appuyer sur la touche contextuelle « Oui » pour confirmer la suppression du contact.
• Appuyer deux fois sur la touche « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.

Afficher les appels récents

Les appels récents permettent d'afficher et de gérer les favoris, les appels manqués, les appels reçus et les appels sortants. Ils peuvent donc être utiles pour consulter les appels manqués ou encore recomposer le numéro d'un appel.

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 2 » du clavier pour afficher les « Appels récents ». Tous les types d'appels sont affichés (appels manqués, appels reçus et appels sortants).
• Appuyer sur la touche contextuelle « Type » pour sélectionner un type d'appel spécifique.
• Sélectionner une fiche d'appel pour établir une communication avec la personne en question.
• Sélectionner une fiche d'appel et décrocher le combiné (appuyer « Haut-parleur » pour le « mains libres ») afin d'établir une communication avec la personne en question.

Note : Il est possible de consulter la liste des appels à partir des touches directionnelles :

• Droite : affiche les « Appels effectués ».
• Bas : affiche les « Appels manqués ».
• Gauche : affiche les « Appels reçus ».
  • Sélectionner une fiche d'appel et décrocher le combiné afin d'établir une communication avec la personne en question.

Favoris

Les favoris sont les contacts que vous avez enregistrés et auxquels un numéro a été attribué dans le champ « Index des favoris ».

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 3 » du clavier pour afficher les « Favoris ».
• Pour composer un numéro, sélectionner le contact favori désiré.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Appel ».

Note : Lorsque le combiné n'est pas décroché (« mains libres »), il est possible de consulter les favoris en appuyant la touche directionnelle « Haut ».

CONFIGURATIONS

Pour accéder au menu des configurations du téléphone et apporter des modifications au niveau du contraste de l'afficheur, du type de sonnerie, de la date et de l'heure, de la langue, etc. :

Accéder au menu « Configurations »

• Appuyer sur la touche « Accueil ».
• Naviguer dans le menu et sélectionner « Configurat… ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour sélectionner « Config. de base ».
• Appuyer sur la touche numérique du clavier correspondant à la fonction à modifier et naviguer et sélectionner avec les touches directionnelles ou encore avec les touches contextuelles.

Quelques exemples

Modifier la sonnerie

• Appuyer sur la touche « Accueil ».
• Naviguer dans le menu et sélectionner « Configurat… ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour sélectionner « Config. de base ».
• Appuyer sur la touche « 5 » pour sélectionner « Type de sonnerie ».
• Naviguer et sélectionner la sonnerie souhaitée.
• Appuyer trois fois sur « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.

Modifier la sonnerie associée à un contact en particulier

• Appuyer sur la touche contextuelle « Répert. ».
• Appuyer sur la touche « 1 » du clavier pour sélectionner « Liste des contacts ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Informations ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Modifier ».
• Naviguer et sélectionner « Type de sonnerie ».
• Naviguer et sélectionner la sonnerie.
• Appuyer sur la touche contextuelle « Retour ».
• Appuyer sur la touche contextuelle « Enregistrer ».
• Appuyer deux fois sur « Accueil » pour revenir à l'écran des lignes.