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Licences Microsoft 365 à l’ENAP

Licences Microsoft 365 à l’ENAP

Cette page sert de référence interne pour comprendre les licences Microsoft 365 disponibles à l’ENAP, ce qui est inclus par défaut, ce qui nécessite une attribution additionnelle, et les points d’attention liés aux produits complémentaires comme Copilot.

Objectif
Centraliser l’information utile pour le STI et les équipes de soutien afin de répondre rapidement aux demandes sur les licences Microsoft 365, les droits d’usage et les modalités d’attribution.

Vue d’ensemble

L’ENAP dispose d’une licence Microsoft 365 institutionnelle de type CAMPUS, associée au programme Microsoft permettant l’accès aux applications Office et à plusieurs services en ligne pour les employés actifs. Cette base couvre les usages bureautiques courants, la collaboration et le stockage infonuagique.

En complément, certaines licences spécialisées peuvent être attribuées selon le besoin d’affaires. Ces attributions passent généralement par des groupes Active Directory (AD) synchronisés vers Microsoft Entra ID.

Ce qui est inclus dans la licence de base

La licence CAMPUS constitue le socle standard pour les employés actifs de l’ENAP.

Service ou application

Couverture

Service ou application

Couverture

Messagerie

Boîte courriel institutionnelle @enap.ca avec une capacité de 50 Go.

OneDrive

Espace de stockage infonuagique de 1 To par utilisateur.

Office Pro Plus

Installation des applications Word, Excel, PowerPoint et OneNote sur un maximum de 5 appareils.

Office en ligne

Accès aux versions web de Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Office Mobile

Utilisation des versions complètes sur iOS et Android.

Microsoft Teams

Outils de communication, réunion et collaboration.

Microsoft Forms

Création de formulaires, questionnaires et sondages.

Microsoft To Do

Gestion simple des tâches personnelles.

Microsoft Project Lite

Fonctionnalités légères de consultation ou d’usage connexe selon les droits Microsoft inclus.

Bon réflexe de support
Lorsqu’un utilisateur demande s’il “a Office”, la réponse est généralement oui s’il est employé actif et que son compte institutionnel est correctement provisionné dans l’environnement Microsoft 365.

Licences additionnelles documentées

Certaines fonctionnalités avancées ne font pas partie de la licence de base et doivent être attribuées séparément.

Produit

Mode d’attribution

Remarque utile

Produit

Mode d’attribution

Remarque utile

Visio Plan 2

Groupe AD O365ADD-Visio-P2

Utilisé pour les besoins de schématisation avancée; poste Windows ENAP requis selon la procédure documentée.

Planner Plan 5 / Project

Groupe AD O365ADD-Project-P5

Attribué selon le besoin; procédure interne disponible pour l’ajout au groupe.

Microsoft Project Pro

Attribution par le STI

Réservé aux besoins de travail justifiés nécessitant l’application complète.

Modèle d’attribution des licences

Le modèle privilégié à l’ENAP repose sur une gestion centralisée par groupe AD. Ce fonctionnement apporte de la cohérence, réduit les erreurs manuelles et facilite l’audit des accès.

  • Le STI ajoute l’utilisateur au groupe approprié.

  • Le groupe AD est synchronisé vers Microsoft Entra ID.

  • La licence ou le droit associé est ensuite appliqué dans Microsoft 365.

  • L’accès peut nécessiter un délai de propagation avant d’être visible dans les applications.

Important
Après une nouvelle attribution, l’utilisateur peut devoir fermer complètement les applications Office, se déconnecter de son compte Microsoft 365 dans Office, puis se reconnecter afin que les nouveaux droits soient pris en compte.

Point spécifique sur Microsoft 365 Copilot

À ce jour, les sources internes consultées ne documentent aucune procédure officielle d’attribution pour une licence Microsoft 365 Copilot à l’ENAP.

Les constats actuels sont les suivants :

  • La licence Copilot n’apparaît pas comme incluse dans la licence de base CAMPUS.

  • Aucun groupe AD dédié à Copilot n’est documenté dans Confluence parmi les procédures disponibles.

  • Copilot doit être considéré comme un produit complémentaire distinct de la licence Microsoft 365 standard.

  • Dans certains contextes techniques documentés, Copilot est explicitement désactivé sur des postes publics, ce qui confirme qu’il ne s’agit pas d’un service universellement activé.

Attention
Lorsqu’un utilisateur ne voit pas Copilot dans Word, Excel ou PowerPoint, il ne faut pas présumer d’un incident technique local. L’absence de licence ou l’absence d’attribution effective est une cause probable, au même titre qu’une version Office non à jour.

Démarche de vérification recommandée pour le soutien

  1. Vérifier si le compte utilisateur possède les licences attendues dans le Microsoft 365 Admin Center.

  2. Confirmer si le produit demandé fait partie de la licence de base ou d’un ajout spécialisé.

  3. Si une licence additionnelle est requise, vérifier l’appartenance au groupe AD correspondant.

  4. Valider que la synchronisation vers Entra ID a eu lieu.

  5. Demander à l’utilisateur de relancer ses applications Office et de se reconnecter au besoin.

  6. Pour Copilot, confirmer d’abord que l’ENAP a bien acquis des licences et qu’un modèle d’attribution officiel existe.

Cas d’usage fréquents

Un employé demande s’il peut installer Office sur son portable personnel

Oui, la licence de base permet l’installation des applications Office sur plusieurs appareils, sous réserve que l’utilisateur se connecte avec son compte institutionnel et respecte les conditions d’usage en vigueur.

Un utilisateur demande Visio ou Project

Il faut vérifier si le besoin justifie une licence additionnelle et procéder selon le mode d’attribution prévu par le STI, généralement via groupe AD ou demande ciblée.

Un utilisateur ne voit pas Copilot dans Office

Commencer par vérifier si une licence Copilot a réellement été acquise et attribuée. Ensuite, confirmer la version des applications Office et la reconnexion du compte dans les applications concernées.

Références internes

La licence CAMPUS inclut-elle Copilot ? Non, rien dans la documentation interne consultée n’indique que Copilot est inclus par défaut dans la licence de base. Peut-on attribuer toutes les licences directement à la main ? Le modèle documenté privilégie l’attribution par groupe AD, ce qui standardise la gestion et simplifie le support. Pourquoi une fonctionnalité peut-elle ne pas apparaître immédiatement après attribution ? Parce qu’il peut y avoir un délai de synchronisation entre AD, Entra ID et Microsoft 365, en plus d’un besoin de reconnexion dans les applications.

Résumé
La licence Microsoft 365 de base à l’ENAP couvre les besoins bureautiques courants. Les produits avancés comme Visio, Planner/Project et possiblement Copilot relèvent d’attributions distinctes. En l’absence de documentation Copilot officielle, toute demande sur ce produit doit être validée à la fois sur le plan de l’acquisition et sur le plan de l’attribution.