SECTION 1 – CONTEXTE
L’ENAP participe à un regroupement d’achats et bénéficie d’une entente qui lui donne accès à des services de téléphonie cellulaire ou mobile avec TELUS (ci-après « téléphonie cellulaire ») à prix très avantageux. Elle souhaite en faire bénéficier ses employées et ses employés, ainsi que les membres de leur famille immédiate.
SECTION 2 – OBJECTIFS
La présente directive vise notamment à :
a. préciser les conditions d’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire;
b. établir les paramètres inhérents à l’adhésion aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire;
c. présenter les coûts associés aux différents forfaits;
d. exposer les modalités de paiement liées à l’utilisation des services.
SECTION 3 – CHAMP D’APPLICATION
La directive s’applique à toute personne qui accède aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire pour leurs appareils cellulaires ou mobiles personnels, incluant, le cas échéant, l’utilisation faite par les membres de leur famille immédiate.
SECTION 4 – RESPONSABLE DE L’APPLICATION
Le Service des technologies de l’information est responsable de la mise en œuvre de la directive.
SECTION 5 – DÉFINITION
À moins que le contexte ne s’y oppose, l’expression « famille immédiate » réfère à la conjointe ou au conjoint, à l’enfant, ou à l’enfant de la conjointe ou du conjoint.
SECTION 6 – CONDITIONS D’ACCÈS AUX FORFAITS INSTITUTIONNELS
L’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire est un privilège réservé au personnel salarié de bureau, technique ou professionnel, aux professeures régulières et aux professeurs réguliers, ainsi qu’aux cadres embauchés à l’ENAP en raison d’un contrat de travail à durée indéterminée ou d’une durée supérieure à 12 mois. Il exclut le personnel local embauché dans le cadre de projets se déroulant à l’extérieur du Canada.
Les personnes salariées visées qui souhaitent bénéficier des forfaits institutionnels doivent en faire la demande sur la plateforme Web réservée à cette fin, et ce, pour chacune des lignes cellulaires demandées (que celle-ci soient pour elles-mêmes ou pour une ou un membre de leur famille immédiate).
Selon les choix qu’elles effectueront pour chacune des lignes cellulaires demandées, les personnes qui font une demande d’accès aux forfaits institutionnels pourront obtenir une nouvelle ligne ou choisir de conserver et faire migrer le numéro actuel de l’appareil cellulaire ou mobile concerné.
Voir la section « Admissibilité » : ENAP - Lignes cellulaires - Admissibilité
SECTION 7 – MODALITÉS DE PAIEMENT
Le paiement lié à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire pour toutes les lignes cellulaires liées au nom d’une personne salariée s’effectue uniquement par carte de crédit au nom de la personne salariée concernée.
Le paiement se prend de manière automatique chaque mois à partir de la carte de crédit dont le numéro aura été fourni par la personne salariée au moment de faire sa demande d’accès aux forfaits sur la plateforme Web. Cette dernière a la responsabilité de maintenir cette information à jour.
Des frais d’administration de cinq dollars (5$) taxes incluses par ligne sont ajoutés à la facture mensuelle.
L’ENAP peut suspendre une ligne cellulaire jusqu’à preuve de paiement pour toute facture non acquittée dans les trente (30) jours de sa date d’émission(défaut de paiement).
Des frais de vingt-cinq dollars (25$) seront facturés et exigibles pour la remise en service d’une ligne suspendue. Une ligne ne pourra pas être remise en service plus de deux fois.
Tous les frais d’utilisation, d’administration, de retard ou autres encourus avant la migration ou la résiliation continuent d’être exigibles. Au besoin, l’ENAP peut prélever les sommes dues sur le salaire de la personne concernée ou mettre en œuvre ses processus de recouvrement de créances.
Voir aussi:ENAP - Lignes cellulaires - Politique de paiement de factures
ENAP - Lignes cellulaires - Grille Tarifaire
SECTION 8 – RÔLE ET RESPONSABILITÉS
L’ENAP rend disponible une plateforme Web liée à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie.
L’ENAP n’offre aucun soutien technique en lien avec les appareils cellulaires ou mobiles personnels ou concernant les services de téléphonie cellulaire auxquels les personnes salariée soules membres de leur famille immédiate auront accès.
La personne salariée demeure en tout temps responsable de l’utilisation qui est faite de son appareil cellulaire ou mobile et des lignes cellulaires associées à son nom. Elle est responsable de ses frais d’utilisation, de même que des frais d’utilisations des personnes dont les lignes sont associées à son nom.
Conséquemment, la personne salariée doit notamment se sensibiliser et sensibiliser les personnes qui lui sont liées au respect des lois et règlements en vigueur sur l’utilisation des téléphones cellulaires et aux situations qui peuvent faire en sorte que les frais d’utilisation augmentent rapidement. À ce sujet, les éléments suivants sont considérés comme étant de bonnes pratiques:
a) Désactiver le service de données en itinérance;
b) Utiliser la fonction Wi-Fi;
c) Désactiver la fonction d’accès automatique aux données mobiles;
d) Activer le verrouillage de l’appareil cellulaire ou mobile pour éviter son utilisation par une autre personne.
La personne salariée est responsable de poser les actions requises sur la plateforme Web lorsqu’elle souhaite modifier ou cesser d’utiliser le forfait institutionnel de téléphonie cellulaire la concernant ou concernant une personne dont la ligne cellulaire est associée à son nom. Cette action doit être effectuée trente (30) jours avant le démarrage de la période de facturation de la ligne concernée. Une fois la demande faite sur la plateforme Web, la personne salariée concernée a quinze (15) jours pour faire migrer la ou les lignes cellulaires concernées vers un autre fournisseur. Passé ce délai, le STI procède à la résiliation de ou des lignes concernées. Tous les frais d’utilisation et les frais d’administration encourus avant la migration ou la résiliation de ou des lignes sont exigibles.
SECTION 9 – SITUATION PARTICULIÈRE
Fin du lien d’emploi avec l’ENAP–La personne salariée aura trente (30) jours à partir de la date de la fin de son lien d’emploi pour migrer les lignes cellulaires liées à son nom vers un autre fournisseur ou demander leur résiliation. Passer ce délai, le STI procédera à la résiliation des lignes concernées. Tous les frais d’utilisation et d’administration encourus avant la migration ou avant la résiliation seront exigibles.
SECTION 10 – ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Directive entre en vigueur au moment de son adoption par le comité de direction.
Elle est revue lors du renouvellement de l’entente donnant accès à l’ENAP à des services de téléphonie cellulaire, au besoin ou selon la disponibilité de l’offre par le Centre d’acquisitions gouvernemental (CAG).