| Remarque |
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En cas de disparité entre les informations contenues dans cette page et le document officiel (version PDF) Pour accéder au document officiel de la Directive relative à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire ou mobile publiés dans la section des Procédures et directives de l’intranet Colibri de l’ENAP. Le document officiel (version PDF) de la Directive publié sur Colibri de l’ENAP a préséance. |
SECTION 1 – CONTEXTE
L’École nationale d’administration publique (ENAP) participe à un regroupement d’achats et bénéficie d’une entente qui lui donne accès à des services de téléphonie cellulaire ou mobile avec TELUS (ci-après « téléphonie cellulaire ») à prix très avantageux. Elle souhaite en faire bénéficier ses employées et ses employés, ainsi que les membres de leur famille immédiate.
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La présente Directive vise notamment à :
a. préciser les conditions d’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire;
b. établir les paramètres inhérents à l’adhésion aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire;
c. présenter les coûts associés aux différents forfaits;
d. exposer les modalités de paiement liées à l’utilisation des services.
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La Directive s’applique à toute personne qui accède aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire pour leurs appareils cellulaires ou mobiles personnels, incluant, le cas échéant, l’utilisation faite par les membres de leur famille immédiate.
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Le Service des technologies de l’information est responsable de la mise en œuvre de la Directive.
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À moins que le contexte ne s’y oppose, l’expression « famille immédiate » réfère à la conjointe ou au conjoint, à l’enfant, ou à l’enfant de la conjointe ou du conjoint.
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L’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire est un privilège réservé au personnel salarié de bureau, technique ou professionnel, aux professeures régulières et aux professeurs réguliers, ainsi qu’aux cadres embauchés à l’ENAP en raison d’un contrat de travail à durée indéterminée ou d’une durée supérieure à 12 mois. Il exclut le personnel local embauché dans le cadre de projets se déroulant à l’extérieur du Canada.
Les personnes salariées visées qui souhaitent bénéficier des forfaits institutionnels doivent en faire la demande sur la plateforme Web réservée à cette fin, et ce, pour chaque ligne cellulaire demandée (que celle-ci soit pour la personne salariée, ou pour une ou un membre de sa famille immédiate).
Selon les choix qu’elles effectuent pour chacune des lignes cellulaires demandées, les personnes qui font une demande d’accès aux forfaits institutionnels peuvent obtenir une nouvelle ligne, ou choisir de conserver et de faire migrer le numéro actuel de l’appareil cellulaire ou mobile concerné.
Voir la section « Admissibilité » : CELL – Lignes cellulaires – Admissibilité
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Le paiement lié à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire pour toutes les lignes cellulaires liées au nom d’une personne salariée s’effectue uniquement par carte de crédit au nom de la personne salariée concernée.
Le paiement est prélevé de manière automatique chaque mois à partir de la carte de crédit dont le numéro a été fourni par la personne salariée au moment de faire sa demande sur la plateforme Web. La personne salariée a la responsabilité de maintenir cette information à jour.
Des frais d’administration de 5 $, taxes incluses, par ligne sont ajoutés à la facture mensuelle.
L’ENAP peut suspendre une ligne cellulaire jusqu’à preuve de paiement pour toute facture non acquittée dans les 30 jours de sa date d’émission (défaut de paiement).
Des frais de 25 $ sont facturés et exigibles pour la remise en service d’une ligne suspendue. Une ligne ne peut pas être remise en service plus de deux fois.
Tous les frais d’utilisation, d’administration, de retard ou autres encourus avant la migration ou la résiliation continuent d’être exigibles. Au besoin, l’ENAP peut prélever les sommes dues sur le salaire de la personne concernée ou mettre en œuvre ses processus de recouvrement de créances.
Voir aussi : CELL – Lignes cellulaires – Politique de paiement de factures
CELL – Lignes cellulaires – Grille Tarifaire
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L’ENAP rend accessible une plateforme Web liée à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie.
L’ENAP n’offre aucun soutien technique en lien avec les appareils cellulaires ou mobiles personnels, ou concernant les services de téléphonie cellulaire auxquels les personnes salariées ou les membres de leur famille immédiate ont accès.
La personne salariée demeure, en tout temps, responsable de l’utilisation qui est faite de son appareil cellulaire ou mobile et des lignes cellulaires associées à son nom. Elle est responsable de ses frais d’utilisation, de même que des frais d’utilisation des personnes dont les lignes sont associées à son nom.
Conséquemment, la personne salariée doit notamment être sensibilisée, et sensibiliser les personnes qui lui sont liées, au respect des lois et des règlements en vigueur sur l’utilisation des téléphones cellulaires et aux situations qui peuvent faire en sorte que les frais d’utilisation augmentent rapidement. À ce sujet, les éléments suivants sont considérés comme de bonnes pratiques :
a) Désactiver le service de données en itinérance;
b) Utiliser la fonction Wi-Fi;
c) Désactiver la fonction d’accès automatique aux données mobiles;
d) Activer le verrouillage de l’appareil cellulaire ou mobile pour éviter son utilisation par une autre personne.
La personne salariée est responsable de poser les actions requises sur la plateforme Web lorsqu’elle souhaite modifier ou cesser d’utiliser le forfait institutionnel de téléphonie cellulaire la concernant ou concernant une personne dont la ligne cellulaire est associée à son nom. Cette action doit être effectuée 30 jours avant le démarrage de la période de facturation de la ligne concernée. Une fois la demande faite sur la plateforme Web, la personne salariée concernée a 15 jours pour faire migrer la ou les lignes cellulaires concernées vers un autre fournisseur. Passé ce délai, le Service des technologies de l’information procède à la résiliation de la ou des lignes concernées. Tous les frais d’utilisation et les frais d’administration encourus avant la migration ou avant la résiliation de la ou des lignes sont exigibles.
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En cas de fin du lien d’emploi avec l’ENAP, la personne salariée a 30 jours à partir de la date de la fin de son lien d’emploi pour migrer les lignes cellulaires liées à son nom vers un autre fournisseur ou pour demander leur résiliation. Passer ce délai, le Service des technologies de l’information procède à la résiliation des lignes concernées. Tous les frais d’utilisation et d’administration encourus avant la migration ou avant la résiliation sont exigibles.
SECTION 10 – ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Directive entre en vigueur au moment de son adoption par le comité de direction.
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Consulter la Directive : Directive relative à l’accès aux forfaits institutionnels de téléphonie cellulaire ou mobile